Årsskifte, SWINX ScanLev

Comment

Årsskifte, SWINX ScanLev

Så har det än en gång blivit dags att blicka framåt mot ett nytt intressant år och därmed även summera det gångna. I SWINX ScanLev är det inte några större åtgärder som behöver vidtas utan det mesta rullar på som vanligt. Här har vi dock sammanställt en del tips att tänka på:

Det är nytt kalenderår (men man har brutet räkenskapsår)
Man kan fortsätta registrera fakturor som vanligt i SWINX ScanLev. 

Företaget har nytt bokföringsår
Har företaget nytt bokföringsår så måste man först skapa nytt bokföringsår i affärssystemet. Därefter går man in i SWINX ScanLev, väljer Inställningar i menyn och under Visma Admin (eller det affärssystem man använder) och klickar på "Uppdatera". SWINX ScanLev uppdateras nu bl a med den kontoplan och de resultatenheter som gäller för året. Man kan sen registrera fakturor på både det gamla och nya bokföringsåret.

Tänk på att den behörighet man har i SWINX ScanLev styr om man har tillgång till Inställningarna eller ej.

Det är både nytt kalenderår och bokföringsår
Skapa nytt bokföringsår (enligt ovan) och därefter kan man registrera fakturor som vanligt.

Inventarieförteckning till Revisorn
I samband med bokslutsarbetet har man i regel behov av en sammanställning över årets inköp av inventarier. Det löser man enkelt i SWINX ScanLev genom att under "Alla fakturor" i menyn välja konto. I listan klickar man in sig på inventariekontot (eller maskin, byggnader etc). I listan över de fakturor som finns på kontot markerar man (eller filtrerar fram om det är många) de fakturor som gäller önskat år och klickar därefter på skrivarknappen och väljer "Spara som pdf-dokument". Då får man en sammanställning över årets inköp som man enkelt kan maila till revisorn

Sammanställning årets fakturor

Det går utmärkt att få en sammanställning av årets samlade fakturor om man så önskar. Filen man skapar kan dock bli ganska stor om man har många fakturor. Börja med att välja "Alla fakturor" i menyn och filtrera sedan fram förra årets fakturor genom att klicka på filtreringsknappen (tratten) i kolumnen för fakturadatum. 

När fakturorna filtrerats fram klicka på Ctrl+A för att markera alla fakturor i listan. När fakturorna markerats klicka på pilen vid "Skriv-knappen" och välj "Spara som PDF"

SWINX ScanLev skapar då en pdf-fil som innehåller årets fakturor. Förutom själva fakturabilden så skrivs även löpnr, fakturanummer, vem som godkänt och attesterat ut i ovankant på fakturan. En viktig finess här är att denna information dessutom blir sökbar i pdf-filen. Det innebär att om man mailar filen till revisorn så kan hen på egen hand söka efter t ex ett visst fakturanummer i filen.

Comment

"Homo digitalis" - Hur digital är du..!?

Comment

"Homo digitalis" - Hur digital är du..!?

Inspirations-seminarium "Homo Digitalis" om digital dokumenthantering, hos Canon Business Center i Halmstad. Intresset och engagemanget var mycket stort av antalet besökare att döma. SWINX fanns naturligtvis på plats för att visa möjligheterna och den förenklingspotential som finns med digital hantering av leverantörsfakturor! Stort tack till alla besökare..!

Comment

Tack Småland..!

Comment

Tack Småland..!

Vi tackar alla glada och intresserade besökare som deltog vid vårt lunchseminarium hos Kontorsspecial i Vetlanda i fredags. Kul att intresset för effektivare fakturahantering är stort och att viljan till förändring och förbättring är lika stor. Riktigt glädjande att ni, precis som vi, upplever vår lösning som enkel att hantera. 
Vi ser fram emot ett gott samarbete framöver..!

Comment

Välbesökt evenemang då SWINX ställde ut hos UCS i Linköping!

Comment

Välbesökt evenemang då SWINX ställde ut hos UCS i Linköping!

När det var dags för Linköpings ekonomi- & HR-dag i slutet på april var SWINX åter ett av de inbjudna och föredragshållande företagen. Förutom ett stort antal intressanta och helt kostnadsfria föredrag, kunde deltagarna även bekanta sig med ett antal olika programlösningar i den mässa som samtidigt pågick.

"Effektivare hantering av leverantörsfakturor" var uppenbarligen ett tema som lockade, eftersom seminarielokalen var välfylld. Kombinationen av snabbare och enklare hantering är i regel det som tilltalar användarna primärt, så även vid detta tillfälle. När sedan innehållet i den digitala fakturadatabas man skapar genom att använda SWINX ScanLev kom på tal, då blev åhörarna om möjligt än mer intresserade. 

De tre vanligaste frågorna dök även upp denna gång..!

- Kan man på ett enkelt sätt få en sammanställning på årets inventarieköp? Det var en av frågorna som dök upp. Revisorn ställer samma fråga varje år i samband med bokslutet. 

- Vi behöver en överskådlig och snabb sammanställning över de fakturor som bokats in på ett visst projekt, går det? En annan vanlig fråga som även dök upp denna gång. 

- Hur mycket betalade vi förra gången vi handlade av den här leverantören? En fråga som dyker upp nästan dagligen på de flesta företagen, så även här.

När svaren på alla dessa frågor enkelt plockades fram med ett par knapptryckningar ur SWINX ScanLev verkade deltagarna både överväldigade och mycket nöjda. Ett flertal av deltagarna dök sedan upp i SWINX monter där diskussionerna fortsatte.

Ett flertal seminariedeltagare har beställt SWINX vilket vi naturligtvis är stolta och glada över. Vi ser fram emot att långt, positivt samarbete framöver..!

Comment

Många besökare i SWINX monter på Karlstad-mässan!

Comment

Många besökare i SWINX monter på Karlstad-mässan!

Visma samlar med jämna mellanrum sina viktigaste partners till mässor runt om i Sverige. Denna gång var turen kommen till Karlstad. Under en dag får bygdens företagare och Visma-användare möjlighet att få en samlad bild av några av alla de affärslösningar som utvecklats och kan integreras med Vismas program.

- Bjuder ni på Wienterbröd i montern, eftersom det är så många som är hos er hela tiden? En av frågorna som dök upp från en glad besökare under dagen...

- Bjuder ni på Wienterbröd i montern, eftersom det är så många som är hos er hela tiden? En av frågorna som dök upp från en glad besökare under dagen...

Mycket stort intresse för fakturaskanning!
Tillströmningen till SWINX monter var fantastisk. Intresset för fakturaskanning ökar markant hela tiden och många ville passa på att diskutera hur man kan underlätta pappershanteringen och vilka fördelarna med digital fakturahantering är. Demo-datorerna gick på högvarv i stort sett hela dagen.

Vilka är fördelarna?
Så varför ska man då välja en digital lösning? Vi brukar ange två huvudorsaker. För det första handlar det om fakturahanteringen och för det andra om den digitala fakturadatabasen.

1) Fakturahantering
Om man inte redan får fakturan i digitalt format (som t ex en mailad pdf) så skannar man fakturan. Därefter läser man in och registrerar fakturorna i SWINX ScanLev. De medarbetare som ska godkänna och attestera fakturorna gör detta digitalt, antingen inloggade i programmet eller via mail, mobil eller sin webläsare. Efter attest skickas fakturorna över till ekonomiprogrammet för bokföring och utbetalning.

2) Digital fakturadatabas
Tack vare att fakturorna blivit inlästa i SWINX så byggs en digital bilddatabas över fakturorna upp. I denna databas blir återsökning ett rent nöje. "Hur mycket betalade vi förra gången vi handlade från denna leverantör?", "vilka fakturor har kommit in på detta projekt?" och "vilka inventarier har vi köpt under året som det ska beräknas avskrivningar på?" är typiska frågor som mycket enkelt får sina svar.

Intresserad, men missade mässan!?
Om man missade mässan men gärna vill se hur modern fakturahantering fungerar så är det bara att kontakta SWINX. Vi gör dagligen web-demo där vi kopplar upp oss tillsammans med kunderna för att visa hur enkelt och smidigt man kan arbeta. Så tveka inte att kontakta oss för att boka en visning! 

Välkommen!

Comment

Sammanställning årets fakturor

Comment

Sammanställning årets fakturor

Det går utmärkt att få en sammanställning av årets samlade fakturor om man så önskar. Filen man skapar kan dock bli ganska stor om man har många fakturor. Börja med att välja "Alla fakturor" i menyn och filtrera sedan fram förra årets fakturor genom att klicka på filtreringsknappen (tratten) i kolumnen för fakturadatum.

När fakturorna filtrerats fram klicka på Ctrl+A för att markera alla fakturor i listan. När fakturorna markerats klicka på pilen vid "Skriv-knappen" och välj "Spara som PDF"

SWINX ScanLev skapar då en pdf-fil som innehåller årets fakturor. Förutom själva fakturabilden så skrivs även löpnr, fakturanummer, vem som godkänt och attesterat ut i ovankant på fakturan. En viktig finess här är att denna information dessutom blir sökbar i pdf-filen. Det innebär att om man mailar filen till revisorn så kan hen på egen hand söka efter t ex ett visst fakturanummer i filen.

Comment

Comment

Inventarieförteckning till revisorn..!

I samband med bokslutsarbetet har man i regel behov av en sammanställning över årets inköp av inventarier. Det löser man enkelt i SWINX ScanLev genom att under "Alla fakturor" i menyn välja konto. I listan klickar man in sig på inventariekontot (eller maskin, byggnader etc).

I listan över de fakturor som finns på kontot markerar man (eller filtrerar fram om det är många) de fakturor som gäller önskat år och klickar därefter på skrivarknappen och väljer "Spara som pdf-dokument". Då får man en sammanställning över årets inköp som man enkelt kan maila till revisorn.

Comment

Skapa det nya, summera det gamla..!

Comment

Skapa det nya, summera det gamla..!

Så har det än en gång blivit dags att blicka framåt mot ett nytt intressant år och därmed även summera det gångna. I SWINX ScanLev är det inte några större åtgärder som behöver vidtas utan det mesta rullar på som vanligt. Här har vi dock sammanställt en del tips att tänka på:

Det är nytt kalenderår (men man har brutet räkenskapsår)
Man kan fortsätta registrera fakturor som vanligt i SWINX ScanLev. 

Företaget har nytt bokföringsår
Har företaget nytt bokföringsår så måste man först skapa nytt bokföringsår i affärssystemet. Därefter går man in i SWINX ScanLev, väljer Inställningar i menyn och under Visma Admin (eller det affärssystem man använder) och klickar på "Uppdatera". SWINX ScanLev uppdateras nu bl a med den kontoplan och de resultatenheter som gäller för året. Man kan sen registrera fakturor på både det gamla och nya bokföringsåret.

Tänk på att den behörighet man har i SWINX ScanLev styr om man har tillgång till Inställningarna eller ej.

Det är både nytt kalenderår och bokföringsår
Skapa nytt bokföringsår (enligt ovan) och därefter kan man registrera fakturor som vanligt.

Comment

Stort tack till alla glada deltagare..!

Comment

Stort tack till alla glada deltagare..!

Ett stort och hjärtligt tack till alla som klev upp extra tidigt på torsdagsmorgonen för att delta vid vårt frukostseminarium om fakturaskanning tillsammans med Visma i Malmö.

Jättekul att intresset var så stort och att engagemanget och frågorna så många. Vi hoppas alla känner sig nöjda och glada efter morgonen och ser fram emot att höras av mer framöver..!

 
 

Comment