ScanLev

Detaljer

Kategori: Swinx ScanLev

Swinx ScanLev är ett mycket enkelt och intuitivt program att arbeta i. Vid utvecklingen av Swinx ScanLev har fokus varit att skapa ett snabbt och smidigt flöde som följer ett naturligt arbetssätt vid hantering av leverantörsfakturor i företaget. Programmets skärmbilder, knappar och menyer följer en logisk uppbyggnad och ger de olika typerna av användare bästa stöd genom hela processen vid arbetet med fakturorna. Dessutom ger Swinx ScanLevs unika sök- och urvalsfunktioner oanade möjligheter att söka och hitta "gamla fakturor" för att t ex kontrollera priser och betalningsvillkor...

Swinx ScanLev underlättar och förbättrar arbetet med leverantörsfakturor i företaget!

Programmet fungerar tillsammans med Visma Administration (via Visma Integration), Visma Compact och Mamut Enterprise.

Filmen ger en snabb överblick om hur enkelt men samtidigt kraftfullt programmet är.Luta dig tillbaka och se hur Du kan jobba redan idag. Inga fler fakturor att skicka runt eller pärmar att leta i. Allt finns tillgängligt direkt i datorn.

Swinx ScanLev-Skanna fakturor till Visma

Även om Swinx ScanLev är en standardprodukt erbjuder det flexibilitet i hanteringen. Förenklat indelas ar

betet i följande moment...

Skanna 
För att få en smidig hantering av inskanningen av fakturorna bör man ha en scanner med dokumentmatare och stöd för dubbelsidig hantering. Eftersom många fakturor numera är dubbelsidiga skannar man dessa för sig och enkelsidiga för sig. Fakturorna hamnar därmed i programmets inkorg. De inskannade fakturorna sätter man in i en pärm för arkivering. Hela det fortsatta arbetet med fakturorna sker elektroniskt.  

Registrera och Kontera 
Nästa steg är att koppla fakturorna till respektive leverantör. I Swinx ScanLev läser man in leverantörsregistret från ekonomisystemet och kompletterar med uppgifter om vem som är attestansvarig för de olika leverantörerna.
Efter val av leverantör matar man in uppgifter om fakturanummer och belopp. Man kan kontera fakturan direkt i detta läge men det går även att avvakta med konteringen till ett senare skede. Samtidigt kontrollerar man, och eventuellt justerar, uppgifterna om vem som godkänner och attesterar fakturan. När man sparar fakturan går den vidare för attest och nästa faktura som skannats in visas på skärmen.

Godkänna och Attestera
Användarna i Swinx ScanLev tilldelas olika behörigheter beroende på vilka arbetsuppgifter man har. För de som ska attestera kan man sätta en beloppsgräns. När de som har behörighet att attestera går in i Swinx ScanLev och tittar i sina inkorgar visas deras fakturor som ska kontrolleras, godkännas och attesteras. Vid behov kan man lägga in kommentarer i samband med att man godkänner fakturorna.

Överföra och Bokföra
När fakturorna är godkända och attesterade kan man föra över de till ekonomisystemet. För att överföring ska kunna ske måste fakturorna vara konterade och ha balans. Finns redan en faktura med samma nummer på leverantören stoppas exporten. Annars godkänns överföringen och ekonomisystemet tar därefter hand om den fortsatta hanteringen med bokföring och betalning.

Sök och granska
Alla fakturor som skannats in i Swinx ScanLev hamnar i programmets databas. Eftersom det är en mycket snabb så kallad SQL-databas med enorm kapacitet blir det enkelt att i efterhand söka och granska fakturor. Kanske vill man kontrollera ett pris eller hitta en garantifaktura. Skulle man behöva en papperskopia på fakturan skriver man helt enkelt ut fakturan direkt från Swinx ScanLev.