Digital fakturaattest med dator, mobil, platta eller via web!

Med digitala fakturor underlättas arbetet med att godkänna och attestera leverantörsfakturor avsevärt. Medarbetarna som ska bestämma om fakturorna stämmer och ska därmed betalas, får sina fakturor samlade i en attestmapp efter registreringen i systemet. Med ett enkelt knapptryck sker godkännande eller attest.

Godkänna eller attestera faktura - vad är skillnaden?

I SWINX finns två “nivåer” i attesthanteringen, Godkänna och Attestera. Godkänna fakturor gör i regel de medarbetare som beställt inköpet, vet att vi fått varorna eller tjänsterna samt att priset stämmer. Är allt detta ok så godkänner man fakturan som därmed går vidare i hanteringen till den som ska attestera. På godkänna-nivån kan man var en eller flera medarbetare inblandade. Om det är flera, så måste samtliga godkänna innan fakturan går vidare till attest.

För att kunna attestera fakturor så måste man ha blivit tilldelad en attesträtt upp till en viss beloppsnivå i SWINX. Överstiger fakturans belopp den tilldelade attesträtten så kan man inte attestera fakturan. Om fakturans belopp ligger inom attesträttens gränser, innehållet stämmer och fakturan ska gå vidare till bokföring och utbetalning, så attesteras den med ett musklick och blir därmed färdigbehandlad i systemet.

Fakturor som inte stämmer!?

Skulle en faktura innehålla felaktigheter så kan man både som godkännare och attesterare vidta ett antal olika åtgärder. Det kan handla om att man inte vet vad fakturan avser och därför vill skicka den vidare till någon annan person i företaget. Kanske saknas konto, projekt eller resultatenhet, då fyller man i det på egen hand (om man tilldelats behörighet för detta). Man kan även sätta fakturan i “vilande-läge” för vidare utredning och bevakning.

Digitala postit-lappar för kommentarer

Kommentarer kring fakturan löser man enkelt med SWINX digitala postit-lappar. Tanken är att de ska fungera på samma sätt som postit-lappar alltid fungerat med manuell fakturahantering. Man lägger på en liten digital postit-lapp på fakturan, sedan kan de som är inblandade i hanteringen se kommentarerna och även lägga till egna. När fakturan är färdigbehandlad kan lappen kastas i den digitala papperskorgen om man inte vill ha kommentaren kvar.

Attestera via dator, mail, web, mobil eller platta

Som standard finns alltid möjligheten att attestera fakturor då man är inloggad i SWINX. Skulle man inte befinna sig på kontoret och ha tillgång till sin dator finns möjlighet att attestera t ex via mail. Man får fakturan via epost från SWINX och bara genom att svara på mailet så kommer fakturan att komma tillbaka till systemet som en godkänd eller attesterad faktura. Dessutom finns en tilläggslösning, kallad SWINX Re:Flex som ger möjlighet att attestera via web, mobil eller datorplatta.