Manuell eller automatisk fakturaregistrering - välj själv..!

I SWINX finns stöd för manuell fakturaregistrering, inläsning av tolkade fakturor från en inskanningscentral samt import av helt digitala, så kallade efakturor. Oavsett vilket sätt man föredrar så kan alla dessa olika fakturatyper läsas in och hanteras i SWINX.

Manuell fakturaregistrering

De fakturor som man skannat på egen hand, eller fått via epost, samlar man i en mapp i sin dator. Från denna mapp sker inläsningen till SWINX då man startar inläsningsrutinen inne i programmet. Därefter öppnar man fakturabilderna i tur och ordning och genomför registreringen. Exempel på fält man matar in är leverantörsnamn (eller nr), fakturanummer, totalbelopp, moms (momsautomatik finns om så önskas), fakturadatum och förfallodatum.

Förvalda attestpersoner

Vilka medarbetare som är inblandade i fakturahanteringen väljer man genom att utse personer som ska godkänna (en eller flera) samt attestera (en eller flera) fakturan. Dessa personer kan väljas antingen i samband med registreringen av fakturan, eller vara förvalda baserat på vilken leverantör, projekt eller avdelning fakturan tillhör. Man kan även ha en generell attestperson (t ex VD) som ska dyka upp som förvalt förslag i alla lägen.

Kostnadskontering

Val av kostnadskonton kan ske vid ett antal olika tillfällen under fakturahanteringen. Det vanligaste är att man gör det i samband med registreringen av fakturan. Vid registreringen kan man antingen välja konto ur kontoplanen (som lästs in från ekonomisystemet) eller utnyttja möjligheten att få förvalda förslag som ställts in per leverantör. Har man mer omfattande konteringar, kan man få stöd av konteringsmallar eller kopiera konteringar från tidigare fakturor från aktuell leverantör.

Om ingen kostnadskontering sker vid fakturaregistreringen så kan istället den som godkänna eller attestera fakturan svara för konteringen.

Automatisk fakturaregistrering

SWINX har fullt stöd för inläsning av efakturor och tolkade fakturor från inskanningscentral, något som gör inläsningen både snabbare och säkrare. Man slipper då mycket av det tidsödande arbetet med att manuellt mata in all grundinformation från fakturan. Om man dessutom ställt in förvalda kostnadskonton och attestpersoner, så behöver man i regel bara göra en snabb överblick innan man släpper in fakturorna i systemet.

När fakturan sparas efter registreringen går den vidare för godkännande och attest i systemet..!