Bokföring och betalning - alltid i tid!

Så fort en faktura registrerats i systemet så är den under ständig bevakning. Ekonomiavdelningen vet vem som har fakturan för tillfället, hur långt den kommit i behandlingen och för vilka fakturor som förfallodatumen närmar sig. Skulle någon medarbetare ta för lång tid på sig, kan den som är ekonomiansvarig direkt skicka ut en påminnelse för att snabba på förloppet.

Fakturor under behandling

Under tiden fakturorna finns ute hos de olika användarna för behandling så bevakar ekonomiavdelningen förloppet. Man kan hela tiden följa hos vilken medarbetare fakturan befinner sig och fakturans aktuella status. Om någon satt fakturan som vilande syns det direkt, och finns det kommentarer kopplade till fakturan kan ekonomiavdelningen bara klicka in sig och ta del av dessa.

Påminnelser

Huvuddelen av fakturorna glider snabbt igenom behandlingskedjan, blir färdigbehandlade och kan därefter exporteras till ekonomisystemet för bokföring och betalning. Men, om det finns fakturor som tar för lång tid, kan ekonomiavdelningen direkt markera dessa och skicka ut påminnelser till de personer som har fakturan för tillfället. Tack vare detta så förkortas behandlingstiden markant för fakturahanteringen.

Likviditetsöversikt

Även om hanteringstiden för fakturor förkortas avsevärt med ett fakturahanteringssystem, så tar det i regel några dagar innan fakturorna är färdigbehandlade. Därför är det en stor fördel att man när som helst kan ta fram en likviditetsöversikt som snabbt och överskådligt visar fakturastatus och en likviditetsprognos för de fakturor som för tillfället finns för bearbetning i systemet.

Bluffakturor

Skulle man få in bluffakturor i systemet är risken att dessa går igenom och blir godkända minimal. Dels finns det ett flertal personer inblandade i hanteringskedjan, vilket gör att sannolikheten för att någon av de inblandade kommer att reagera är hög. Dels finns alla fakturor sedan tidigare sparade i den digitala databasen, vilket gör det lätt att kontrollera om det finns fakturor från den aktuella leverantören sedan tidigare, och om dessa i så fall makulerats eller bestridits. Hur man annars bör agera om man fått en bluffaktura finns det information om på bl a Kronofogdemyndighetens hemsida. Man kan även kolla misstänkta företag på Svensk Handels varningslista.

Överföring

När fakturorna kontrollerats är det dags att överföra fakturorna till ekonomiprogrammet.