Digital fakturahantering är enklare!

För att förenkla och förbättra hanteringen av leverantörsfakturor behöver man göra fakturan digital. Det finns ett flertal sätt att åstadkomma det på. Oavsett vilket sätt man väljer, så kan man efter digitaliseringen hantera fakturan i SWINX ScanLev.

Fakturaskanning

Leverantörsfakturor som man får i pappersformat är oftast enklast att skanna för att få de digitala. Men det går även bra att göra fakturaskanningen genom att fotografera fakturan med mobiltelefonen. Några saker man bör tänka på är följande:

• SWINX kan hantera de flesta filformaten, som t ex jpg-, tif-, bmp- och pdf-filer. Det vanligaste formatet är pdf-filer

• Tänk på att hålla ned filstorleken vid skanningen, eftersom bilder kan ta stor plats i databasen. Därför kan det vara bra att välja lite lägre upplösning vid fakturaskanningen (ca 150-200 punkter brukar räcka). Dessutom kan man välja bort att skanna i färg, eftersom det också påverkar filstorleken

• Det är en fördel om skannern har en arkmatare, så man kan lägga på och skanna en hel bunt fakturor på en gång. Tänk på att ställa in skannern så att varje skannad fakturasida blir en egen fil i faktura-mappen dit man skannar fakturabilderna. När det gäller flersidiga fakturor, så sätter man samman de skannade sidorna till en faktura genom att markera de olika fakturasidorna då man skapar fakturan inne i SWINX ScanLev.

• En del leverantörsfakturor kan vara dubbelsidiga. Då är det bra om man har en skanner som har stöd för dubbelsidig hantering. En extra fördel, som dessutom snabbar upp fakturaskanningen, är om skannern kan hantera den dubbelsidiga i “ett drag”, alltså att den skannar båda fram- och baksidan på pappret på samma gång.

Fakturor via epost

Allt större del av dagens fakturor skickas som en bifogad fil via epost. Då är fakturan redan digital, och behöver därför inte skrivas ut och skannas. Istället så bara sparar man ned den bifogade faktura-filen till en förutbestämd mapp i sin dator. Inne i SWINX ScanLev anger man sökvägen till inskanningsmappen och i fortsättningen är det från denna mapp som inläsningen av leverantörsfakturorna till SWINX görs.

Fakturatolkning

Om man inte vill registrera fakturan manuellt, kan man istället välja att koppla sig till SWINX tjänst för fakturatolkning. Då imporeras fakturan till SWINX med huvuddelen av fakturainformationen automatiskt ifylld. Läs mer om fakturatolkning!

När fakturan digitaliserats är det dags för fakturaregistrering..!

SWINX fakturatolkning automatiserar fakturaflödet ännu ett steg!

För att ytterligare underlätta fakturahanteringen kan man koppla på fakturatolkning till SWINX ScanLev. Med fakturatolkningen aktiverad slipper man att på egen hand registrera ankommande fakturor och istället får man in fakturorna i SWINX med huvuddelen av fakturainformationen automatiskt registrerad.

Låt SWINX tolkningsmotor göra registreringsarbetet

När man låter fakturatolkningen ta emot leverantörsfakturan så avläses och tolkas fakturainformationen automatiskt. När fakturan därefter importeras i SWINX får man in både fakturabild och fakturadata som leverantörsnamn, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, valuta, total- och momsbelopp samt om det är en debet- eller kreditfaktura. Därmed slipper man att själv registrera dessa uppgifter. Om man dessutom har angivit förinställda värden i SWINX för vem som ska godkänna och attestera samt hur man vill att fakturor från den aktuella leverantören ska konteras, så är fakturan i princip färdig att distribuera till medarbetarna för behandling.

Fakturatolkningen är flexibel och kan utnyttjas på ett flertal olika sätt.

SWINX fakturatolkning är mycket flexibel och man väljer själv hur, när och om man vill använda tjänsten. Till tjänsten för fakturatolkning kopplas en epost-adress. Denna adress kan man själv välja om man vill ge sina leverantörer, som då mailar pdf-fakturor direkt till fakturatolken. Man kan även välja att fortsätta ta emot mailade pdf-fakturor till sin tidigare fakturamottagningsadress, och därefter låta fakturorna “studsa” till tolkningsmotorn. Gäller det pappersfakturor kan man välja att antingen skanna fakturorna på egen hand till epost-adressen för fakturatolkningen, eller låta leverantörerna skicka pappersfakturorna direkt till inskanningscentralen, som även tar hand om pappersarbetet.

Hantering av digitala efakturor

SWINX har fullt stöd för att ta emot och hantera elektroniska fakturor, så kallade efakturor. Dessa importeras och hanteras i samma flöde som övriga pdf- och pappersfakturor i systemet. SWINX kan erbjuda egen operatör för hanteringen, och kan självklart även ta emot efakturor som förmedlas av övriga operatörer på marknaden.

Inläsning av tolkade fakturor från flertal av marknadens ledande aktörer

I SWINX ScanLev finns stöd för att läsa in tolkade leverantörsfakturor från flertalet av marknadens ledande operatörer. Bl a finns kopplingar till OptoSweden, Banctec (fd Bankgirot), Visma AutoInvoice, InExchange, Readsoft. Dessutom använder i stort sett alla inskanningscentraler sig av standardformatet Svefaktura, vilket det givetvis också finns stöd för att ta emot i SWINX.

Tolkade fakturor distribueras för attest

När de tolkade fakturorna lästs in och eventuella justeringar gjorts distribueras de vidare till de olika medarbetarna för godkännande och attest. Samtidigt hamnar de i ekonomiavdelningens översikt över vilka fakturor som lästs in där de ligger under bevakning tills de är färdigbehandlade.

Manuell eller automatisk fakturaregistrering - välj själv..!

I SWINX finns stöd för manuell fakturaregistrering, inläsning av tolkade fakturor från en inskanningscentral samt import av helt digitala, så kallade efakturor. Oavsett vilket sätt man föredrar så kan alla dessa olika fakturatyper läsas in och hanteras i SWINX.

Manuell fakturaregistrering

De fakturor som man skannat på egen hand, eller fått via epost, samlar man i en mapp i sin dator. Från denna mapp sker inläsningen till SWINX då man startar inläsningsrutinen inne i programmet. Därefter öppnar man fakturabilderna i tur och ordning och genomför registreringen. Exempel på fält man matar in är leverantörsnamn (eller nr), fakturanummer, totalbelopp, moms (momsautomatik finns om så önskas), fakturadatum och förfallodatum.

Förvalda attestpersoner

Vilka medarbetare som är inblandade i fakturahanteringen väljer man genom att utse personer som ska godkänna (en eller flera) samt attestera (en eller flera) fakturan. Dessa personer kan väljas antingen i samband med registreringen av fakturan, eller vara förvalda baserat på vilken leverantör, projekt eller avdelning fakturan tillhör. Man kan även ha en generell attestperson (t ex VD) som ska dyka upp som förvalt förslag i alla lägen.

Kostnadskontering

Val av kostnadskonton kan ske vid ett antal olika tillfällen under fakturahanteringen. Det vanligaste är att man gör det i samband med registreringen av fakturan. Vid registreringen kan man antingen välja konto ur kontoplanen (som lästs in från ekonomisystemet) eller utnyttja möjligheten att få förvalda förslag som ställts in per leverantör. Har man mer omfattande konteringar, kan man få stöd av konteringsmallar eller kopiera konteringar från tidigare fakturor från aktuell leverantör.

Om ingen kostnadskontering sker vid fakturaregistreringen så kan istället den som godkänna eller attestera fakturan svara för konteringen.

Automatisk fakturaregistrering

SWINX har fullt stöd för inläsning av efakturor och tolkade fakturor från inskanningscentral, något som gör inläsningen både snabbare och säkrare. Man slipper då mycket av det tidsödande arbetet med att manuellt mata in all grundinformation från fakturan. Om man dessutom ställt in förvalda kostnadskonton och attestpersoner, så behöver man i regel bara göra en snabb överblick innan man släpper in fakturorna i systemet.

När fakturan sparas efter registreringen går den vidare för godkännande och attest i systemet..!

Digital fakturaattest med dator, mobil, platta eller via web!

Med digitala fakturor underlättas arbetet med att godkänna och attestera leverantörsfakturor avsevärt. Medarbetarna som ska bestämma om fakturorna stämmer och ska därmed betalas, får sina fakturor samlade i en attestmapp efter registreringen i systemet. Med ett enkelt knapptryck sker godkännande eller attest.

Godkänna eller attestera faktura - vad är skillnaden?

I SWINX finns två “nivåer” i attesthanteringen, Godkänna och Attestera. Godkänna fakturor gör i regel de medarbetare som beställt inköpet, vet att vi fått varorna eller tjänsterna samt att priset stämmer. Är allt detta ok så godkänner man fakturan som därmed går vidare i hanteringen till den som ska attestera. På godkänna-nivån kan man var en eller flera medarbetare inblandade. Om det är flera, så måste samtliga godkänna innan fakturan går vidare till attest.

För att kunna attestera fakturor så måste man ha blivit tilldelad en attesträtt upp till en viss beloppsnivå i SWINX. Överstiger fakturans belopp den tilldelade attesträtten så kan man inte attestera fakturan. Om fakturans belopp ligger inom attesträttens gränser, innehållet stämmer och fakturan ska gå vidare till bokföring och utbetalning, så attesteras den med ett musklick och blir därmed färdigbehandlad i systemet.

Fakturor som inte stämmer!?

Skulle en faktura innehålla felaktigheter så kan man både som godkännare och attesterare vidta ett antal olika åtgärder. Det kan handla om att man inte vet vad fakturan avser och därför vill skicka den vidare till någon annan person i företaget. Kanske saknas konto, projekt eller resultatenhet, då fyller man i det på egen hand (om man tilldelats behörighet för detta). Man kan även sätta fakturan i “vilande-läge” för vidare utredning och bevakning.

Digitala postit-lappar för kommentarer

Kommentarer kring fakturan löser man enkelt med SWINX digitala postit-lappar. Tanken är att de ska fungera på samma sätt som postit-lappar alltid fungerat med manuell fakturahantering. Man lägger på en liten digital postit-lapp på fakturan, sedan kan de som är inblandade i hanteringen se kommentarerna och även lägga till egna. När fakturan är färdigbehandlad kan lappen kastas i den digitala papperskorgen om man inte vill ha kommentaren kvar.

Attestera via dator, mail, web, mobil eller platta

Som standard finns alltid möjligheten att attestera fakturor då man är inloggad i SWINX. Skulle man inte befinna sig på kontoret och ha tillgång till sin dator finns möjlighet att attestera t ex via mail. Man får fakturan via epost från SWINX och bara genom att svara på mailet så kommer fakturan att komma tillbaka till systemet som en godkänd eller attesterad faktura. Dessutom finns en tilläggslösning, kallad SWINX Re:Flex som ger möjlighet att attestera via web, mobil eller datorplatta.

 Bokföring och betalning - alltid i tid!

Så fort en faktura registrerats i systemet så är den under ständig bevakning. Ekonomiavdelningen vet vem som har fakturan för tillfället, hur långt den kommit i behandlingen och för vilka fakturor som förfallodatumen närmar sig. Skulle någon medarbetare ta för lång tid på sig, kan den som är ekonomiansvarig direkt skicka ut en påminnelse för att snabba på förloppet.

Fakturor under behandling

Under tiden fakturorna finns ute hos de olika användarna för behandling så bevakar ekonomiavdelningen förloppet. Man kan hela tiden följa hos vilken medarbetare fakturan befinner sig och fakturans aktuella status. Om någon satt fakturan som vilande syns det direkt, och finns det kommentarer kopplade till fakturan kan ekonomiavdelningen bara klicka in sig och ta del av dessa.

Påminnelser

Huvuddelen av fakturorna glider snabbt igenom behandlingskedjan, blir färdigbehandlade och kan därefter exporteras till ekonomisystemet för bokföring och betalning. Men, om det finns fakturor som tar för lång tid, kan ekonomiavdelningen direkt markera dessa och skicka ut påminnelser till de personer som har fakturan för tillfället. Tack vare detta så förkortas behandlingstiden markant för fakturahanteringen.

Likviditetsöversikt

Även om hanteringstiden för fakturor förkortas avsevärt med ett fakturahanteringssystem, så tar det i regel några dagar innan fakturorna är färdigbehandlade. Därför är det en stor fördel att man när som helst kan ta fram en likviditetsöversikt som snabbt och överskådligt visar fakturastatus och en likviditetsprognos för de fakturor som för tillfället finns för bearbetning i systemet.

Bluffakturor

Skulle man få in bluffakturor i systemet är risken att dessa går igenom och blir godkända minimal. Dels finns det ett flertal personer inblandade i hanteringskedjan, vilket gör att sannolikheten för att någon av de inblandade kommer att reagera är hög. Dels finns alla fakturor sedan tidigare sparade i den digitala databasen, vilket gör det lätt att kontrollera om det finns fakturor från den aktuella leverantören sedan tidigare, och om dessa i så fall makulerats eller bestridits. Hur man annars bör agera om man fått en bluffaktura finns det information om på bl a Kronofogdemyndighetens hemsida. Man kan även kolla misstänkta företag på Svensk Handels varningslista.

Överföring

När fakturorna kontrollerats är det dags att överföra fakturorna till ekonomiprogrammet.

Överför fakturan till ekonomisystemet

När fakturorna kontrollerats och blivit färdigbehandlade i SWINX skickas de vidare till ekonomisystemet för bokföring och utbetalning. Naturligtvis kommer fakturorna även fortsättningsvis att finnas lagrade i SWINX digitala fakturadatabas för t ex återsökning och analys.

Kontroll innan överföring

Efterhand som fakturorna blir klara (godkända och attesterade) i SWINX, så samlas de i en speciell mapp. Här kan ansvarig ekonom göra en sista kontroll (t ex rätt moms, konto och projekt) om så önskas, innan överföringen till ekonomiprogrammet sker. Vissa mindre felaktigheter kan ekonomen justera på egen hand, medan andra tveksamheter kan kräva att attesteringen makuleras och fakturan returneras till attestperson för ny behandling. En förutsättning för att kunna föra över fakturorna till bokföringen är att det inte finns någon konteringsdifferens.

Klara fakturor överförs till ekonomiprogrammet

När fakturorna är genomgångna och klara sker överföringen genom att behörig ekonom startar fakturaexporten. Det vanligaste är att samtliga klara fakturor överförs på en gång, men de kan även överföras styckvis om så önskas. I samband med fakturaöverföringen får SWINX som svar från ekonomiprogrammet en kvittens med vilket faktura- eller verifikatnummer fakturan fått. Detta sparas som ett dokumentnummer i SWINX och lagras tillsammans med fakturan vilket säkrar full spårbarhet mellan systemen.

Korrigering efter överföring

Ibland händer det, trots alla noggranna kontroller, att en överförd faktura behöver justeras i ekonomiprogrammet. Då kan man oftast (beroende på i vilket läge det sker) göra en återläsning av förändringarna till SWINX. Därmed säkrar man att det inte finns skillnader mellan systemen. Denna återläsning kan man göra antingen för en enskild faktura eller en utvald grupp av fakturor.

 Alla fakturor arkiveras i fakturadatabasen

Så fort en faktura lästs in och registrerats i SWINX så lagras den i den digitala fakturadatabasen. Där blir fakturan lätt åtkomlig såväl under behandlingsprocessen som efter attest och bokföring i ekonomisystemet. Att söka efter fakturor för att kontrollera pris, följa upp projekt eller göra sammanställningar inför bokslut blir därför en enkel uppgift.

Priskontroll

En av de vanligaste anledningarna att man söker en gammal faktura är för att göra en priskontroll. Den som arbetar med manuell fakturahantering med papper och pärmar vet hur svårt det kan vara att hitta. Med digital fakturahantering finns fakturan bara ett par musklick bort, vare sig det är en faktura från förra veckan eller ett par år sedan. Med massor av sorterings, urvals- och sökmöjligheter hittar man fakturan snabbt och enkelt.

Projektsammanställning

Som projektledare vill man ha kontroll på kostnaderna för sina projekt. Därför brukar SWINX projektsammanställning vara oerhört uppskattad från dessa användare. Alla fakturor och kostnader samlas automatiskt för varje projekt och blir lätt åtkomliga för projektledarna. De kan själv välja om de vill klicka fram fakturorna på skärmen, få en rapportsammanställning eller skapa en pdf-fil med projektets samtliga fakturor.

Avdelningsuppföljning

Om man använder sig av resultatenheter eller kostnadsställen i sin fakturahantering, så får man uppföljning även av det på samma sätt som projekt enligt ovan. Förutom kostnadsuppföljningen direkt på skärmen kan man välja att exportera till pdf- eller Excel-filer för fortsatt bearbetning och analys.

Bokslutssammanställning

I samband med bokslut brukar revisorn vilja ha en hel del olika sammanställningar. Ett flertal av dessa löser man enkelt med SWINX. Ett exempel är avskrivningsunderlag. Då behöver man fakturakopior på årets inköp av inventarier. Tack vare uppföljningen per konto i SWINX så skapar man denna sammanställning med enkelhet. Oftast skapar man rapporten som en pdf-fil med fakturabilderna, vilken sedan mailas till revisorn. Man kan även skapa en rapport till Excel direkt i SWINX om man skulle föredra det.

Leverantörsöversikt

I SWINX databas sparas även fakturorna per leverantör. Det innebär att man lätt hittar fakturorna för att kolla priser. Men det kan också vara överskådligt och bra när det är dags att omförhandla avtalspriser med sina leverantörer.