Överför fakturan till ekonomisystemet

När fakturorna kontrollerats och blivit färdigbehandlade i SWINX skickas de vidare till ekonomisystemet för bokföring och utbetalning. Naturligtvis kommer fakturorna även fortsättningsvis att finnas lagrade i SWINX digitala fakturadatabas för t ex återsökning och analys.

Kontroll innan överföring

Efterhand som fakturorna blir klara (godkända och attesterade) i SWINX, så samlas de i en speciell mapp. Här kan ansvarig ekonom göra en sista kontroll (t ex rätt moms, konto och projekt) om så önskas, innan överföringen till ekonomiprogrammet sker. Vissa mindre felaktigheter kan ekonomen justera på egen hand, medan andra tveksamheter kan kräva att attesteringen makuleras och fakturan returneras till attestperson för ny behandling. En förutsättning för att kunna föra över fakturorna till bokföringen är att det inte finns någon konteringsdifferens.

Klara fakturor överförs till ekonomiprogrammet

När fakturorna är genomgångna och klara sker överföringen genom att behörig ekonom startar fakturaexporten. Det vanligaste är att samtliga klara fakturor överförs på en gång, men de kan även överföras styckvis om så önskas. I samband med fakturaöverföringen får SWINX som svar från ekonomiprogrammet en kvittens med vilket faktura- eller verifikatnummer fakturan fått. Detta sparas som ett dokumentnummer i SWINX och lagras tillsammans med fakturan vilket säkrar full spårbarhet mellan systemen.

Korrigering efter överföring

Ibland händer det, trots alla noggranna kontroller, att en överförd faktura behöver justeras i ekonomiprogrammet. Då kan man oftast (beroende på i vilket läge det sker) göra en återläsning av förändringarna till SWINX. Därmed säkrar man att det inte finns skillnader mellan systemen. Denna återläsning kan man göra antingen för en enskild faktura eller en utvald grupp av fakturor.