SWINX fakturatolkning automatiserar fakturaflödet ännu ett steg!

För att ytterligare underlätta fakturahanteringen kan man koppla på fakturatolkning till SWINX ScanLev. Med fakturatolkningen aktiverad slipper man att på egen hand registrera ankommande fakturor och istället får man in fakturorna i SWINX med huvuddelen av fakturainformationen automatiskt registrerad.

Låt SWINX tolkningsmotor göra registreringsarbetet

När man låter fakturatolkningen ta emot leverantörsfakturan så avläses och tolkas fakturainformationen automatiskt. När fakturan därefter importeras i SWINX får man in både fakturabild och fakturadata som leverantörsnamn, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, valuta, total- och momsbelopp samt om det är en debet- eller kreditfaktura. Därmed slipper man att själv registrera dessa uppgifter. Om man dessutom har angivit förinställda värden i SWINX för vem som ska godkänna och attestera samt hur man vill att fakturor från den aktuella leverantören ska konteras, så är fakturan i princip färdig att distribuera till medarbetarna för behandling.

Fakturatolkningen är flexibel och kan utnyttjas på ett flertal olika sätt.

SWINX fakturatolkning är mycket flexibel och man väljer själv hur, när och om man vill använda tjänsten. Till tjänsten för fakturatolkning kopplas en epost-adress. Denna adress kan man själv välja om man vill ge sina leverantörer, som då mailar pdf-fakturor direkt till fakturatolken. Man kan även välja att fortsätta ta emot mailade pdf-fakturor till sin tidigare fakturamottagningsadress, och därefter låta fakturorna “studsa” till tolkningsmotorn. Gäller det pappersfakturor kan man välja att antingen skanna fakturorna på egen hand till epost-adressen för fakturatolkningen, eller låta leverantörerna skicka pappersfakturorna direkt till inskanningscentralen, som även tar hand om pappersarbetet.

Hantering av digitala efakturor

SWINX har fullt stöd för att ta emot och hantera elektroniska fakturor, så kallade efakturor. Dessa importeras och hanteras i samma flöde som övriga pdf- och pappersfakturor i systemet. SWINX kan erbjuda egen operatör för hanteringen, och kan självklart även ta emot efakturor som förmedlas av övriga operatörer på marknaden.

Inläsning av tolkade fakturor från flertal av marknadens ledande aktörer

I SWINX ScanLev finns stöd för att läsa in tolkade leverantörsfakturor från flertalet av marknadens ledande operatörer. Bl a finns kopplingar till OptoSweden, Banctec (fd Bankgirot), Visma AutoInvoice, InExchange, Readsoft. Dessutom använder i stort sett alla inskanningscentraler sig av standardformatet Svefaktura, vilket det givetvis också finns stöd för att ta emot i SWINX.

Tolkade fakturor distribueras för attest

När de tolkade fakturorna lästs in och eventuella justeringar gjorts distribueras de vidare till de olika medarbetarna för godkännande och attest. Samtidigt hamnar de i ekonomiavdelningens översikt över vilka fakturor som lästs in där de ligger under bevakning tills de är färdigbehandlade.