Digital fakturahantering är enklare!

För att förenkla och förbättra hanteringen av leverantörsfakturor behöver man göra fakturan digital. Det finns ett flertal sätt att åstadkomma det på. Oavsett vilket sätt man väljer, så kan man efter digitaliseringen hantera fakturan i SWINX ScanLev.

Fakturaskanning

Leverantörsfakturor som man får i pappersformat är oftast enklast att skanna för att få de digitala. Men det går även bra att göra fakturaskanningen genom att fotografera fakturan med mobiltelefonen. Några saker man bör tänka på är följande:

  • SWINX kan hantera de flesta filformaten, som t ex jpg-, tif-, bmp- och pdf-filer. Det vanligaste formatet är pdf-filer

  • Tänk på att hålla ned filstorleken vid skanningen, eftersom bilder kan ta stor plats i databasen. Därför kan det vara bra att välja lite lägre upplösning vid fakturaskanningen (ca 150-200 punkter brukar räcka). Dessutom kan man välja bort att skanna i färg, eftersom det också påverkar filstorleken

  • Det är en fördel om skannern har en arkmatare, så man kan lägga på och skanna en hel bunt fakturor på en gång. Tänk på att ställa in skannern så att varje skannad fakturasida blir en egen fil i faktura-mappen dit man skannar fakturabilderna. När det gäller flersidiga fakturor, så sätter man samman de skannade sidorna till en faktura genom att markera de olika fakturasidorna då man skapar fakturan inne i SWINX ScanLev.

  • En del leverantörsfakturor kan vara dubbelsidiga. Då är det bra om man har en skanner som har stöd för dubbelsidig hantering. En extra fördel, som dessutom snabbar upp fakturaskanningen, är om skannern kan hantera den dubbelsidiga i “ett drag”, alltså att den skannar båda fram- och baksidan på pappret på samma gång.

Fakturor via epost

Allt större del av dagens fakturor skickas som en bifogad fil via epost. Då är fakturan redan digital, och behöver därför inte skrivas ut och skannas. Istället så bara sparar man ned den bifogade faktura-filen till en förutbestämd mapp i sin dator. Inne i SWINX ScanLev anger man sökvägen till inskanningsmappen och i fortsättningen är det från denna mapp som inläsningen av leverantörsfakturorna till SWINX görs.

Fakturatolkning

Om man inte vill registrera fakturan manuellt, kan man istället välja att koppla sig till SWINX tjänst för fakturatolkning. Då imporeras fakturan till SWINX med huvuddelen av fakturainformationen automatiskt ifylld. Läs mer om fakturatolkning!

När fakturan digitaliserats är det dags för fakturaregistrering..!