Nya SWINX ScanLev 2020..!

Denna gång är det inte så många nyheter, utan istället ett par STORA nyheter! Det handlar i huvudsak om tre områden som förändrats - bildhantering, web-attesten med SWINX Re:Flex samt mail-funktionaliteten.

Hanteringen av fakturabilderna är helt omskriven och både hantering och prestanda har fått rejäla lyft. SWINX Re:Flex har fått flera nya funktioner. Epost-stödet har både förändrats, automatiserats och byggts ut. I fortsättningen finns det möjlighet att maila fakturor direkt in till SWINX ScanLev med vår nya tilläggstjänst SWINX AutoMail..!

Här följer en kort presentation av några av nyheterna i den nya versionen..! (För våra befintliga kunder är det som vanligt bara att klicka på knappen “Ny version” när den visas inne i programmet..!)

Förhandsgranska fakturabild innan registrering!

I samband med registreringen av en faktura kan man välja att bocka i rutan “Förhandsgranska”. Då visas den markerade fakturabilden i ett större förhandsvisningsfönster innan man påbörjar fakturaregistreringen. Har det råkat komma in någon oönskad faktura eller felaktigt dokument, klickar man enkelt på “Radera”-knappen för att ta bort bilderna.

Uppdaterad och förbättrad hantering av fakturabilderna

För att underlätta bildhanteringen vid fakturaregistrering har vi uppdaterat verktygsfältet med nya, tydligare ikoner. Samtidigt har verktygsikonerna flyttats vilket gjort att ytan för bildvisning blivit större och därmed blir det lättare att se och tyda informationen på fakturan. Dessutom är verktygsfältet flyttbart.

Hel fakturasida eller sid-miniatyrer - Välj själv..!

Enklare att lägga till och ta bort extra sidor/dokument

Nu blir det enklare att lägga till och ta bort extra fakturasidor eller kompletterande dokument i SWINX ScanLev. I det nya verktygsfältet klickar man på ikonen för att lägga till/ta bort. I redigeringsfönstret ser man tillgängliga bilder i övre delen och utvalda i den nedre. Sedan är det bara att markera önskade bilder och klicka på pil-knapparna för att lägga till eller ta bort önskade bilder. När man är nöjd klickar man OK.

Enklare att bläddra mellan fakturasidorna

När man hanterar flersidiga fakturor behöver man ibland bläddra mellan sidorna på skärmen. Det gör man i fortsättningen genom att antingen klicka på pilarna som visas i sidkanterna på fakturabilden, eller genom att välja önskad sida med sidväljaren i övre högra hörnet.

Nya snabbkommandon

Skulle man föredra att vilja bläddra mellan fakturasidorna med hjälp av tangentbordet så är det nya snabbkommandona för detta:
- Ctrl+Shift+End = Gå till sista sidan
- Ctrl+Shift+Home = Första sidan
- Ctrl+Shift+Pil höger/vänster = Nästa/föregående sida

SWINX Re:Flex, web-attest med utökad funktionalitet..!

Vill man attestera sina fakturor direkt i en webläsare eller mobiltelefon, ska man välja tillägget SWINX Re:Flex. Många av våra kunder har denna funktion redan idag. I nya versionen har vi förbättrat sökmöjligheterna för att komma åt gamla fakturor. Bland annat kan man komma åt leverantörsregistret och se sammanställning av fakturor per leverantör. Sammanställningarna av fakturor per projekt, resultatenhet och konto har också förbättrats, framförallt vid visning i mobiltelefon.

SWINX AutoMail - Nyhet..! (tillägg)

Nya SWINX AutoMail är en tilläggstjänst som avsevärt underlättar all eposthantering av fakturor. SWINX Automail hanterar tre olika delar; AutoInläsning, AutoAttest samt Påminnelser. En begränsad del av funktionaliteten finns i föregångaren SWINX epostattest, men nu är hanteringen utbyggd, förbättrad och automatiserad.

I) AutoInläsning - mailade fakturor hamnar direkt i SWINX för registrering..!

Med AutoInläsning aktiverad övervakas ett inkommande epostkonto, t ex faktura@foretaget.se. Inkommande mail som innehåller bifogade pdf-fakturor kommer automatiskt att hamna i SWINX ScanLev och ligga klara för registrering vid nästa inloggning. Därmed hoppar man över ett steg i hanteringen vilket sparar mycket tid och risken att man missar att läsa in fakturor minimeras.

II) AutoFlöde - automatiserar flödet vid attest via mail..!

I SWINX ScanLev har man sedan lång tid kunnat attestera fakturor via mail. Men man har manuellt behövt styra export och import av godkända och attesterad fakturor. Nu har flödet automatiserats så att fakturaflödet sker automatiskt i bakgrunden till dess att fakturan är färdigbehandlad och landar i SWINX, klar för överföring till ekonomiprogrammet.

III) Påminnelser - få “långsamma” medarbetare att attestera snabbare..!

Ibland kan det vara svårt för ekonomiavdelningen att få tillbaka attesterade fakturor i tid. Då är påminnelsefunktionen ett smidigt verktyg. Man markerar de fakturor som närmar sig förfallodatum, och med ett klick skickar man påminnelser till de kollegor som är tilldelade fakturorna. Därmed slipper man manuellt göra påminnelser och behandlingstiden för fakturorna förkortas betydligt.

SWINX AutoMail är en tilläggsfunktion till SWINX ScanLev och behöver en uppdatering av licensen för att fungera. För prisuppgift vänligen kontakta SWINX. Om man sedan tidigare har licens till “föregångaren”, SWINX epost-attest, finns dessutom förmånligt uppdateringserbjudande.

Nyheterna i SWINX ScanLev 2020 - Filmklipp från Webinar..!